Saisonstart in der Werkstatt: So gelingt die Vorbereitung

Die „Von O bis O"-Faustregel — von Oktober bis Ostern auf Winterreifen, danach zurück auf Sommerreifen — ist in Deutschland fest etabliert und sorgt jedes Jahr für zwei klar erkennbare Nachfragespitzen. Für Werkstätten und Reifenhändler bedeutet das: In wenigen Wochen konzentriert sich ein Großteil des Jahresgeschäfts an Reifenwechsel und -einlagerung, während der übrige Werkstattbetrieb parallel weiterläuft.

Dabei ist der Kalender nur eine grobe Orientierung — tatsächlich entscheidend sind Temperatur und Witterung, weshalb sich der genaue Ansturm von Jahr zu Jahr etwas verschiebt. Wer erst reagiert, wenn die ersten Kunden anrufen, gerät fast zwangsläufig ins Hintertreffen: Eng getaktete Termine, kurzfristige Absagen und unklare Kapazitäten zählen branchenweit zu den größten Herausforderungen dieser Zeit.

Bleibt ein Betrieb in dieser Phase unvorbereitet, wirkt sich das meist doppelt aus: Kunden, die keinen zeitnahen Termin bekommen, weichen auf die nächste Werkstatt aus, während gleichzeitig Mitarbeiter und Lager an ihre Kapazitätsgrenze stoßen. Wer die Saisonspitze dagegen frühzeitig plant, verteilt die Belastung stattdessen auf mehrere Wochen statt auf wenige chaotische Tage.

Eine in der Praxis bewährte Strategie ist die gezielte Bündelung von Reifenwechsel-Terminen: Manche Betriebe reservieren mehrere aufeinanderfolgende Tage im Vorfeld der Saison ausschließlich für Radwechsel, andere weichen dafür auf Samstage aus. So bleibt der reguläre Werkstattbetrieb — Inspektionen, Reparaturen, sonstige Termine — weitgehend ungestört, während die Reifenwechsel gebündelt und effizient abgearbeitet werden.

Wichtig dabei: Diese Planung funktioniert nur, wenn sie tatsächlich vor dem Ansturm steht, nicht währenddessen. Wer die Terminstruktur erst festlegt, wenn die Anfragen bereits eingehen, verliert genau den Vorteil, den eine frühzeitige Bündelung eigentlich bringen soll.

Ein weiterer Stolperstein liegt in der Terminvergabe selbst: Wird die Auslastung nicht laufend abgeglichen, kommt es leicht zu Doppelbuchungen oder zu eng getakteten Slots, die sich später nicht mehr einhalten lassen. Ein aktueller Überblick über bereits vergebene und noch freie Termine — ob auf Papier oder digital geführt — beugt genau diesem Problem vor.

Vor dem eigentlichen Ansturm lohnt sich ein Blick ins Lager: Wie viele Radsätze sind aktuell eingelagert, wie viel freie Kapazität steht für die neue Saison zur Verfügung, und welche Bereiche des Lagers sind bereits jetzt eng? Wer diese Fragen erst beantwortet, wenn die ersten neuen Einlagerungen anstehen, riskiert, dass am Ende der Saison Radsätze provisorisch dort landen, wo gerade Platz ist, statt an einem sinnvollen, dokumentierten Platz.

Wie sich eine tragfähige Lagerstruktur grundsätzlich aufbaut, beschreibt der Ratgeber Reifenlager richtig organisieren.

Wer als Werkstatt aktiv auf die Kunden zugeht, statt auf deren Anruf zu warten, verteilt die Nachfrage spürbar gleichmäßiger über die Saison. In der Praxis hat sich bewährt, Kunden bereits zwei bis drei Wochen vor dem erwarteten Saisonstart zu kontaktieren — per Erinnerungsschreiben, E-Mail oder Nachricht — statt erst dann, wenn die Terminkalender bereits voll sind.

Das setzt allerdings voraus, dass klar ist, welcher Kunde überhaupt an der Reihe ist: Wer seine eingelagerten Radsätze nicht systematisch mit Kontaktdaten und Einlagerungsdatum verknüpft hat, kann diese Erinnerung nur schwer gezielt und rechtzeitig verschicken.

Neben der reinen Terminplanung lohnt sich ein Blick auf die eigentlichen Arbeitsabläufe: Ist für jeden Mitarbeiter klar, welcher Handgriff wann folgt, von der Fahrzeugannahme über den Radwechsel bis zur Übergabe? Gerade unter Zeitdruck zeigt sich, ob eingespielte Abläufe tatsächlich robust sind oder nur im ruhigen Alltag funktionieren — dazu gehört auch, den Zustand der zurückgegebenen Reifen kurz zu prüfen, statt es im Trubel zu übergehen.

Worauf dabei zu achten ist, fasst der Ratgeber Profiltiefe richtig prüfen zusammen.

Viele der genannten Aufgaben — Lagerbestand einschätzen, Kunden rechtzeitig kontaktieren, den Überblick über offene und erledigte Wechsel behalten — lassen sich grundsätzlich auch mit Papierlisten und Kalendereinträgen bewältigen. In der Praxis wird das aber genau in der Hochsaison schwierig: Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten und der Tagesablauf eng getaktet ist, bleibt kaum Zeit, mehrere getrennte Listen aktuell zu halten.

Ein digitales Dashboard für Lagerauslastung zeigt stattdessen in Echtzeit, wie viele Radsätze eingelagert sind und wie viel Platz noch frei ist, während automatische Erinnerungen fällige Kunden erkennen, ohne dass jemand manuell eine Liste durchgehen muss.

Der Saisonstart endet nicht mit dem letzten Radwechsel — die ruhigere Zeit danach ist der beste Moment, um Erfahrungen für das nächste Jahr festzuhalten: Welche Tage waren besonders eng getaktet? Gab es Engpässe im Lager, die sich hätten vermeiden lassen? Wie viele Kunden sind trotz Erinnerung erst spät oder gar nicht gekommen?

Diese Beobachtungen wirken im Moment oft selbstverständlich, sind aber ein Jahr später meist vergessen, wenn die nächste Saison ansteht. Wer sie kurz dokumentiert — und sei es nur in Stichpunkten —, spart sich beim nächsten Saisonstart genau die Fehler, die dieses Mal aufgefallen sind.